Wereldwijd staan zorgverleners onder druk om betere zorg te verlenen aan een lagere prijs. Een manier om dit te bereiken is het verbeteren van de efficiëntie in de gezondheidszorg. Het verbeteren van efficiëntie is vaak een eufemisme voor kostbesparingen. Dat is niet volledig verkeerd. Een van de manieren om de efficiëntie te verbeteren in organisaties is het reduceren van de middelen die beschikbaar zijn voor het uitvoeren van een taak. Maar er zijn meerdere manieren om dit doel te bereiken.
Als we zorgverleners helpen met het verbeteren van de efficiëntie, kijken we naar vier verschillende punten:
- Kunnen we de huidige beschikbare capaciteit verbeteren? Of kan de organisatie meer patiënten verzorgen met dezelfde middelen en met dezelfde kwaliteit?
- Kunnen we de beschikbare middelen optimaliseren? Of kunnen we gebaseerd op data de planning reorganiseren zodat die beter overeenstemt met de noden van de organisatie?
- Kunnen we de kosten verlagen? Of kunnen we de middelen van het proces verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit bewaken?
- Kunnen we een ander proces bedenken met dezelfde resultaten?
Verbeteren van de beschikbare capaciteit
Een van de meest onderschatte manieren om de efficiëntie te verbeteren is het kijken naar de huidige capaciteit. Kan u het aantal patiënten die u binnen een bepaalde tijdspanne behandeld maximaliseren? Tegelijkertijd wilt u de verschillen tussen de drukke en de rustige momenten zo klein mogelijk houden. Natuurlijk is niet alles planbaar, maar als u tien patiënten behandelt per uur, heeft het geen zin om twintig patiënten zich te laten aanmelden om acht uur ’s morgens. Het doel is om zo dicht mogelijk bij de maximale dagelijkse capaciteit te blijven maar er niet over heen te gaan.
Sommige mensen denken dat het maximaliseren van capaciteit betekent dat u ervoor zorgt dat de duurste schakel in het proces, meestal een arts, niet zonder werk valt. Een manier om dat te bereiken is een wachtrij van patiënten die wachten voor het kabinet van de arts. In eerste instantie, lijkt dit misschien een goed idee maar er zijn gevolgen. Bij voorbeeld, als iedere specialist in een ziekenhuis dit zou doen, heeft het ziekenhuis wachtruimtes nodig voor de capaciteit die ze behandelt op twee of drie uur. Deze redenering leidt tot grote wachtruimtes die maar een of twee uur per dag op volle capaciteit gebruikt worden. Nadien beginnen patiënten naar huis te gaan en daalt het aantal patiënten onder de helft van de gebouwde capaciteit.
Idealiter wilt u dat de wachtruimtes gedurende de volledige dag op maximale capaciteit gebruikt worden. Dit principe reduceert de wachttijd voor patiënten. Bijkomend, zijn er vele secundaire voordelen zoals baliemedewerkers die tijd winnen omdat patiënten niet meer de hele tijd komen vragen hoe lang het nog gaat duren. Of minder mensen in de wachtruimte reduceert het risico op het verspreiden van besmettelijke ziektes.
Optimaliseren van de actuele beschikbare middelen
Kan u de huidige capaciteit van het proces verbeteren zonder meer middelen te gebruiken? Om dat te doen, moeten we naar alle bottlenecks in het proces kijken en de beschikbare mensen en middelen optimaliseren. Vergis u niet. Wanneer u een bottleneck oplost, ontstaat er een andere. Hoe beter u de interactie tussen de verschillende stappen van het proces begrijpt, hoe beter u nadien het proces kan opvolgen. Wanneer je de eerste bottleneck geïdentificeerd hebt, is de vraag relatief eenvoudig: hoe kunnen we het proces versnellen zonder middelen toe te voegen aan het proces. U kan echter middel verschuiven van een stap in het proces naar een andere stap. Als alternatief, kan u ook middelen vervangen door andere middelen die minder druk bevraagd zijn.
Een voorbeeld is een verpleegkundige die voor een specifieke taak vijf minuten nodig heeft. Die verpleegkundige kan dit maar 11 à 12 keer per uur herhalen. Als u de actie in twee delen kan splitsen, het vaccineren van de patiënt en het registreren van het vaccin. Dan zou u kunnen overwegen om de vaccinatie registratie door een administratieve medewerker te laten doen. Dit creëert beschikbare tijd voor de verpleegkundige en verschuift administratief werk naar een administratieve medewerker.
Het maximaliseren van de tijd die iedere medewerker werkt in zijn/haar expertisedomein, creëert meerwaarde voor de patiënt en de zorgverlener.
Verlagen van de actuele kosten
Laten we het eens hebben over de olifant in de kamer. De bekendste manier van efficiëntie verbetering is kosten besparen. Maar zoals u al leerde, is het verbeteren van efficiëntie veel meer dan het besparen van kosten. Daarom, al we effectief de efficiëntie willen verhogen, moeten we dit ook overwegen.
Kosten besparen is in essentie eenvoudig. Je stop gewoon met een bepaalde actie. Echter, er is een significant risico dat u waarde vernietigt in plaats van waarde creëert. Bijkomend, kan u geen kosten besparen zonder de impact op de resultaten van het proces voor medewerkers en patiënten in overweging te nemen.
Ontwikkel een ander proces
In het algemeen worden grote effecten niet bereikt door incrementele veranderingen. Omdat vele processen de som zijn van vele beslissingen die genomen zijn over een lange tijdsspanne. Soms is deze periode meerdere decennia lang. Tijdens die periode is de reden voor een verandering al vaak veranderd maar de gevolgen van die verandering vaak niet. Dit resulteert vaak in een uitspraak zoals: “Zo hebben we altijd gewerkt, maar ik heb geen idee waarom we zo werken.” Dit zou een trigger moeten zijn om een proces van nul af aan opnieuw te ontwerpen.
Het wil niet noodzakelijk betekenen dat u het proces moet veranderen maar u zou er best over nadenken. Wanneer u dan op papier het proces opnieuw beschrijft , komt u misschien tot dezelfde conclusie. Dat is ok want nu weet u waarom het proces eruit ziet zoals het eruit ziet. Als de uitkomst substantieel verschillend is, kan u de totale kost van de processen vergelijken en beslissen welke versie van het proces u in de toekomst moet gebruiken.
Verbeteren van de efficiëntie in de zorg
Dit artikel is een korte introductie tot het verbeteren van de efficiëntie in de gezondheidszorg. Er is echter meer dan wat het op het eerste zicht lijkt. De volledige aanpak omvat verschillende analyses die uitmonden in een actieplan. Het is de combinatie van de acties die zorgt voor de vooropgestelde stijging. Heel af en toe, gebeurt het dat een of twee acties resulteren in een stijging maar dat is een uitzondering.
Als u de efficiëntie van de processen binnen uw organisatie wil verbeteren en u heeft behoefte aan assistentie, aarzel niet om ons te contacteren. Coverton is een niche consulting organisatie geleid door Jef Hendrickx. Het verbeteren van de efficiëntie in de gezondheidszorg is onze core business.
Andere onderwerpen
Misschien ben je geïnteresseerd in healthcare innovation, healthcare strategy of value-based healthcare.