Helaas zijn datalekken geen uitzondering meer. Met de invoering van GDPR is er een echte verplichting (met boetes) gekomen voor bedrijven om een datalek te melden. We kunnen er dus vanuit gaan dat het aantal meldingen van datalekken zal stijgen. Dit is niet noodzakelijk het gevolg van een minder veilige omgeving maar van een betere rapportage.
4 tips die helpen een datalek voorkomen
Er is geen enkele oplossing die 100% waterdicht is om een datalek te voorkomen. Maar er zijn wel een aantal zaken die je kan doen en die meestal zelfs geen geld kosten. Het gaat je vooral moeite kosten!
Een vergrendelde computer als je even weg bent
Als je je auto in een parkeergarage zet, sluit je je auto. Wanneer je thuis vertrekt, sluit je je huis. Als je op je computer werkt en je loopt even weg, vergrendel je je computer. Het klinkt heel logisch maar zeer weinig mensen doen het. Je hoort dan vaak argumenten zoals: “ik vertrouw mijn collega’s” of “wat kan er thuis nu gebeuren?” Op zich zijn dit geen onredelijke argumenten maar mensen zijn gewoontedieren. Als we iets altijd op dezelfde manier doen, hoeven we er niet meer over na te denken. Dat geldt ook voor het vergrendelen van je computer. Als je dat altijd doet, hoef je je niet af te vragen of je het ook gedaan hebt als je op een andere locatie aan het werken bent. Een eenvoudige actie om een datalek te voorkomen.
Beperk je niet enkel tot je computer of je auto
Je computer vergrendelen is al een eerste stap om de kans op een datalek te verkleinen. Maar beperk je niet tot alleen je pc of je auto. Zijn al uw papieren met confidentiële informatie veilig bewaard? Waarom zou je een computer proberen te hacken als je een kaft met alle info kan meenemen uit een kast die niet op slot is? Hetzelfde geldt ook voor back-up tapes of schijven. De meeste bedrijven bewaren hun back-up tapes vaak in de buurt van hun server. Net zoals de kaften met confidentiële papieren en de back-up tapes zijn er in ondernemingen nog andere gegevens die beter beschermd zouden moeten worden: contracten, klant- en leveranciersgegevens, orderhistorieken, personeelsgegevens, … Wanneer je veel problemen hebt als je bepaalde gegevens zou verliezen, dan zijn die gegevens de moeite waard om veilig te bewaren.
Een clean desk als je er niet bent
Het is je vast al een keer overkomen. Je komt een kantoor binnen en je ziet dossiers liggen met confidentiële of commerciële informatie. De oplossing: een clean desk. Er zijn meerdere redenen om een clean desk policy in te voeren. Werken aan een opgeruimd bureau zorgt voor minder afleiding. Je kan je volledig focussen op je taak. Door iedere keer je dossiers waarmee je niet bezig bent op te bergen, heb je nooit een achterstand in te klasseren documenten. Dit heeft als gevolg dat je na verloop van tijd ook geen achterstand wil creëren. Naast al deze productivity voordelen, is data protection de belangrijkste reden om een clean desk policy in te voeren.
Oude documenten zomaar bij het oud papier gooien
Het lijkt de logica zelf maar helaas worden nog steeds veel confidentiële gegevens gewoon bij het oud papier gezet. Denk maar prints van bankafschriften of “drafts” van bestelbonnen. Om datalekken te voorkomen wordt oud papier best vernietigd met een papierversnipperaar.
Als je meer wil weten over data protection, aarzel niet om ons te contacteren.